Neuvottelutaidot: kattava opas parempaan neuvotteluun

Olet juuri lähtenyt neuvottelusta. Sopimus syntyi, mutta jokin asia jäi vaivaamaan. Myönnyitkö liikaa? Jäikö jokin asia sopimatta? Oliko vastapuoli oikeasti niin tiukalla kuin antoi ymmärtää? Tämä tunne on merkki siitä, että neuvottelutaidoissasi on kehittämisen varaa ja se on hyvä uutinen, sillä neuvottelu on täysin opittavissa oleva taito.

Tämä opas on lähtöpiste, joka auttaa pääsemään syvemmälle kaikkiin neuvottelun osa-alueisiin. Käymme läpi mitä neuvottelutaidot oikeasti tarkoittavat, mitkä periaatteet toistuvat kaikissa onnistuneissa neuvotteluissa ja mistä kannattaa aloittaa, jos haluat kehittyä nopeasti.

Mitä neuvottelutaidot oikeasti tarkoittavat?

Neuvottelutaito ei ole kyky puhua enemmän tai painostaa kovempaa. Se on kyky ymmärtää oma asema ja resurssit, toisen osapuolen tarpeet sekä vallitseva tilanne ja neuvotteluun vaikuttavat olosuhteet. Hyvä neuvottelija ei voita väittelemällä. Hän voittaa kysymällä, kuuntelemalla ja luomalla tilanteen, jossa toinen osapuoli haluaa sanoa kyllä.

Neuvottelua tapahtuu joka päivä, niin myyntitapaamisissa, budjettikokouksissa, rekrytointitilanteissa, kumppanuusneuvotteluissa tai yksinkertaisesti silloin, kun haluat kollegasi muuttavan mielensä. Taito on universaali, mutta sen soveltaminen vaatii harjoitusta ja tietoista kehittämistä.

Undercover-operaatioissa ja kuulusteluhuoneessa neuvottelutilanteet korostuivat äärimmilleen. Jos oli kyky lukea vallitseva tilanne oikein, esittää oikeat kysymykset oikeaan aikaan ja kuunnella niin tarkasti, että toinen osapuoli paljasti enemmän kuin aikoi, niin tuloksia syntyi. Ja täsmälleen sama dynamiikka toistuu liike-elämän neuvottelupöydissä.

Neuvottelu ei ole taistelua, se on tiedonkeruuta, jossa paras tiedonkerääjä voittaa.

Neuvottelun neljä vaihetta

Jokainen neuvottelu noudattaa tiettyä rakennetta. Kun tunnistat neuvottelun eri vaiheet, osaat valita oikean lähestymistavan oikealla hetkellä.

• ›Valmistautuminen: Tiedät omat tavoitteesi, rajasi ja toisen osapuolen todennäköiset intressit ennen kuin istut pöytään. Tämä on tärkein vaihe ja ehkä eniten laiminlyöty. Lue lisää: neuvotteluun valmistautuminen käytännössä.
• ›Avaus ja tunnustelu: Neuvottelun suunta määrittyy usein ensimmäisten minuuttien aikana. Kuka ohjaa ja määrittää kenen intresseistä neuvotellaan? Miten luodaan ilmapiiri? Mitä ei sanota ääneen?
• ›Neuvottelu ja vaihtokauppa: Tässä vaiheessa liikutaan. Ehdotuksia tehdään ja hylätään, intressejä paljastetaan tai piilotetaan, ja tunnelma voi vaihdella nopeasti.
• ›Sulkeminen ja sitoutuminen: Hyvä neuvottelija tietää, milloin sopimus lyödään lukkoon, eikä jätä sopimusta auki tarpeettomasti.

Viisi periaatetta, jotka erottavat hyvän neuvottelijan keskinkertaisesta

• ›Valmistaudu enemmän kuin ajattelet olevan tarpeen. Tiedät neuvottelusi menneen pieleen juuri silloin, kun olet yllättynyt toisen osapuolen avauksesta ja ymmärrät, että tilannekuvasi oli lähtökohtaisesti väärä.
• ›Käytä hiljaisuutta tietoisesti. Neuvottelukumppani paljastaa eniten silloin, kun sinä olet hiljaa. Hiljaisuus ei kuitenkaan tarkoita passiivista odottelua, hiljaisessa hetkessä taitavat neuvottelijat tarkkailevat mihin katse siirtyy, muuttuuko asento, täytetäänkö hiljaisuus liian nopeasti puheella. Juuri se ylimääräinen lause, jonka toinen osapuoli sanoo täyttääkseen tauon, on usein arvokkain tieto koko neuvottelussa. Aktiivinen kuuntelu on taito, jota harjoitellaan tietoisesti.
• ›Hallitse sanattomat viesti ja tulkitse toista oikein. Sanaton viestintä kertoo enemmän kuin sanat ja se toimii molempiin suuntiin.
• ›Osaa tunnistaa bluffi. Paineen alla tehdyt väitteet eivät aina pidä paikkaansa. Bluffin tunnistaminen on taito, joka säästää aikaa ja rahaa.
• ›Pysy rauhallisena. Itsesäätely on kilpailuetu. Kun sinä pysyt rauhallisena ja neuvottelukumppani hermostuu, tasapaino siirtyy. Lue miten pysyt rauhallisena paineen alla.

Ankkurointi, kysymykset ja taktiikat – neuvottelun työkalupakki

Neuvottelutaidot rakentuvat konkreettisista tekniikoista. Kolme tärkeintä, joihin kannattaa tutustua heti:

Ensimmäinen on ankkurointi. Se, kuka esittää ensimmäisen luvun tai vaatimuksen, asettaa usein koko neuvottelun viitekehyksen. Tämä ei ole sattumaa, vaan se on tietoinen valinta. Opi ankkuroinnin logiikka ja milloin se kannattaa antaa vastapuolelle.

Toinen on kysymisen taito. Avoimet kysymykset avaavat neuvottelua tavalla, johon väitteet eivät pysty. Ne paljastavat intressejä, hidastavat tempoa ja siirtävät kontrollin kysyjälle. Tutustu kysymisen voimaan neuvottelussa.

Kolmas on taktinen osaaminen. Neuvottelussa käytetään taktiikoita, myös sinua vastaan, halusit tai et. Kun tunnistat ne, ne menettävät tehonsa. Katso, mitkä neuvottelutaktiikat oikeasti toimivat.

Hintaneuvottelu ja myyntineuvottelu – käytännön tilanteet

Myyntineuvotteluissa kaksi neuvottelutilannetta toistuu ylitse muiden, hinnasta neuvotteleminen ja kaupan klousaaminen. Molemmissa on omat lainalaisuutensa.

Hintaneuvottelussa yleisin virhe on lähteä alennuskierteeseen ennen kuin on edes selvitetty, mistä vastapuoli oikeasti välittää. Hinta on harvoin ainoa muuttuja, mutta se nousee ainoaksi, jos ei osata neuvotella. Lue miten neuvotella hinnasta ilman alennuskierrettä.

Myyntineuvottelussa taas moni myyjä häviää kaupan viime metrillä. Ei siksi, että tarjous olisi huono, vaan siksi, että kaupan klousaamista jännitetään tai se tehdään väärään aikaan. Tutustu kaupan klousaamisen logiikkaan.

Win-win ei tarkoita, että molemmat saavat kaiken haluamansa. Se tarkoittaa, että molemmat saavat sen, mikä heille oikeasti on tärkeää. Ja se selviää vain kysymällä ja kuuntelemalla.

Neuvottelutaitojen kehittäminen ei tapahdu vain lukemalla

Tämä opas antaa sinulle kartan. Mutta neuvottelutaito kehittyy vain harjoittelemalla ja mieluiten tilanteissa, joissa saat palautetta ja voit pysähtyä analysoimaan mitä tapahtui ja miksi. Teoriaa löytyy kirjoista, mutta oikea muutos syntyy toistamalla konkreettisia tilanteita turvallisessa ympäristössä.

Taktinen neuvottelu® -valmennuksessa harjoitellaan juuri näitä tilanteita: valmistautumista, asiakkaan lukemista, ankkurointia, bluffin tunnistamista, paineen alla toimimista ja kaupan sulkemista.

Jos haluat syventyä yksittäisiin osa-alueisiin ensin, aloita tästä: käytännön neuvotteluvinkit arjen tilanteisiin tai tutki win-win-neuvottelun periaatteita.

Usein kysytyt kysymykset

Voiko neuvottelutaitoja oikeasti oppia, vai onko se synnynnäinen taito?

Neuvottelutaito on opittava taito, ei persoonallisuuspiirre. Parhaatkin neuvottelijat ovat kehittäneet taitonsa tietoisesti harjoittelemalla.

Mistä kannattaa aloittaa neuvottelutaitojen kehittäminen?

Aloita kahdesta asiasta: valmistautumisesta ja neuvottelukumppanin tunnetilojen lukemisesta. Nämä kaksi muutosta tuottavat nopeimman käytännön hyödyn. Sen jälkeen kannattaa perehtyä ankkurointiin ja kysymistekniikkaan.

Onko neuvottelutaito erilainen B2B-myynnissä kuin muissa tilanteissa?

Periaatteet ovat samat, mutta B2B-neuvottelussa on omat erityispiirteensä, sillä päätöksiä ei tee yksi henkilö, intressit ovat monikerroksisia ja aikapaine on usein tietoinen taktiikka. Nämä tilanteet vaativat tarkempaa valmistautumista ja kykyä tunnistaa, kuka oikeasti tekee päätöksen.

Mikä on yleisin neuvotteluvirhe myyntineuvotteluissa?

Yleisin virhe on puhua liikaa omasta tuotteesta tai palvelusta ja kuunnella liian vähän asiakasta. Toinen yleinen virhe on myöntyä ensimmäiseen vastaväitteeseen liian nopeasti, sillä se viestii, että alkuperäinen hinta tai ehto ei pitänyt paikkaansa.