Neuvotteluun valmistautuminen: näin teet kotityöt oikein

Huolellinen neuvotteluun valmistautuminen on usein se vaihe, joka jää arjessa tekemättä. Kalenteri täyttyy, kokous lähestyy ja siirryt suoraan neuvottelupöytään. Siinä kohdassa neuvottelukumppani voi olla jo askeleen edellä, varsinkin jos hän on tehnyt kotiläksynsä.

Taktisessa neuvottelussa valmistautuminen ei ole erillinen valinta, vaan koko menetelmän selkäranka. Kokemus undercover-poliisina opetti, että se mitä tapahtuu ennen kohtaamista, ratkaisee usein enemmän kuin se mitä sanotaan pöydässä. Mitä enemmän tiedät etukäteen, sitä vähemmän joudut improvisoimaan paineen alla. Tässä artikkelissa käymme läpi, miten valmistautuminen kannattaa rakentaa.

Miksi valmistautuminen ratkaisee enemmän kuin sujuva puhe

Moni kokenutkin neuvottelija luottaa siihen, että lukee tilanteen muutokset neuvottelupöydässä ja reagoi sen mukaan. Se on riskialtista, sillä kun kiire ja paine iskee päälle, tilannetaju heikkenee ja yllätyksiä saattaa sattua. Hyvä valmistautuminen rakentaa paitsi paremman tilannekuvan, se tekee neuvottelijasta myös itsevarmemman ja rennomman. Kun tiedät mitä haluat ja miksi toinen osapuoli istuu samassa huoneessa, voit paremmin keskittyä informaation saantiin ja valitun strategian ja taktiikan käyttöön.

Tässä on tärkeä erottaa kaksi asiaa toisistaan. Tilannekuva on se ulkoinen ymmärrys, jonka keräät etukäteen: taustat, luvut, roolit, aiemmat neuvottelut ja niihin liittyvät vaiheet. Tilannetaju taas on kokemuksellinen synteesi nykyhetkestä, elävä tulkinta siitä mitä juuri nyt tapahtuu neuvottelupöydässä. Hyvä tilannekuva vapauttaa kapasiteettia tilannetajulle itse neuvottelutilanteessa. Valmistautuminen näkyy myös kehossa. Valmistautunut ihminen on rauhallinen ja toinen osapuoli aistii sen. Lisää tästä löydät artikkelista sanaton viestintä myyntitapaamisessa.

Valmistautumisen neljä elementtiä

Taktisessa neuvottelussa valmistautuminen jäsennetään neljän elementin varaan: ihmiset, intressit, vaihtoehdot ja valittu strategia. Kun käyt nämä läpi ennen jokaista tärkeää neuvottelua, olet muutaman kerroksen syvemmällä kuin useimmat.

• ›Ihmiset: keitä pöydässä on, mitä tiedät heistä ennestään ja mitä tietoa saat kerättyä, mikä on kunkin rooli ja päätösvalta, ja millainen vuorovaikutus- tai neuvottelutyyli heillä on?
• ›Intressit: mitä toinen todellisuudessa tavoittelee ja millä keinoin toinen osapuoli aikoo tavoitteensa saavuttaa?
• ›Vaihtoehdot: mitä teet, jos sopimusta ei synny, mikä on varasuunnitelma?
• ›Strategia: millä strategialla lähdet liikkeelle, tavoitteletko win-win ratkaisua, käytätkö valtaa, kehitätkö yhteistyötä vai etenetkö ratkaisukeskeisesti?

Näiden lisäksi kannattaa kysyä itseltään muutama yksinkertainen kysymys, ennen kuin astuu sisään neuvotteluhuoneeseen: kuka neuvottelee, miten ja miksi? Kuka pöydässä oikeasti päättää? Miten kannattaa edetä, kenen kanssa luottamus rakennetaan ensin? Ja miksi tätä neuvotellaan juuri nyt? Näihin vastaaminen etukäteen tekee itse tilanteesta huomattavasti hallitumman.

Se, minkä toinen sanoo haluavansa, on harvoin koko totuus. Valmistautumisen tehtävä on muodostaa objektiivinen tilannekuva.

Vaihtoehdot: tunne oma pää-, vara- ja hätäsuunnitelmasi

Etukäteen pohditut vaihtoehdot tekevät neuvottelusta helpompaa. Taktisessa neuvottelussa vaihtoehdot jäsennetään kolmeen tasoon: pääsuunnitelma on se mihin pyrit, varasuunnitelma on kelvollinen toinen reitti, ja hätäsuunnitelma on se, mihin turvaudut jos kaikki menee pieleen.

Kun tiedät nämä etukäteen, sinulla on maaperä jalkojen alla. Ilman niitä olet altis painostukselle, koska pelkäät epäonnistumista enemmän kuin arvostat omaa asemaasi. Yhtä hyödyllistä on pohtia, millaiset vaihtoehdot toisella osapuolella todennäköisesti on. Onko heillä suunnitelma B, vai neuvottelevatko he pakkotilanteessa. Tämä arvio vaikuttaa siihen, kuinka lujasti voit pitää kiinni omista ehdoistasi. Ankkuroinnin roolia käsittelemme tarkemmin artikkelissa ankkurointi neuvottelussa.

Vahvat vaihtoehdot eivät tarkoita, että olet valmis lähtemään pöydästä. Ne tarkoittavat, että voit jäädä pöytään ilman pelkoa.

Intressit ja ihmiset: rakenna hypoteesi etukäteen

Undercover-operaatioissa taustatyö tehtiin huolellisesti ja hyvissä ajoin ennen kohtaamista: kuka tämä ihminen on, mitä hän tarvitsee, mitä hän mahdollisesti pelkää ja millaisia paineita hänellä on. Sama ajattelu palvelee liike-elämän neuvottelua.

Kysy ennen kokousta: miksi toinen osapuoli neuvottelee ja miksi juuri nyt? Onko taustalla budjettipaine, kilpailutilanne tai sisäinen mandaatti? Mitä hänen esihenkilönsä odottaa tältä neuvottelulta? Mitä hän ei sano ääneen ja mikä ohjaa hänen päätöksentekoaan? Nämä kysymykset eivät välttämättä aina avaudu täysin etukäteen, ja siksi kuuntelemisen taito neuvottelussa on yhtä tärkeä kuin valmistautuminen itse.

Kun teet neuvottelukumppanista hypoteesin ennen kokousta, sinulla on kehikko, johon suhteuttaa hänen käyttäytymistään. Jos hän toimii toisin kuin odotit, on sekin arvokasta tietoa. Tätä harjoittelemme valmennuksissamme oikeilla esimerkkitapauksilla.

Yleisimpiä valmistautumisen kompastuskiviä

• ›Valmistaudut vain omaan tarinaasi, et toisen osapuolen näkökulmaan.
• ›Tavoitteesi jää epämääräiseksi. Ilman selkeäitä ja mitattavia kriteereitä et tiedä, milloin olet onnistunut.
• ›Et ole miettinyt vaihtoehtoja etukäteen, joten pelko ohjaa ratkaisujasi.
• ›Luotat siihen, että reagoit tilanteen mukaan, ja päädyt tekemään hätäratkaisuja paineessa.
• ›Unohdat, että myös itsesäätely paineen alla on valmisteltava asia, ei automaatio. Ensin säädetään keho, sitten mieli.

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka kauan neuvotteluun valmistautumiseen kannattaa käyttää aikaa?

Se riippuu neuvottelun merkityksestä, sillä kaikki neuvottelut eivät ole tässä mielessä saman arvoisia. Jokaiseen itselle tärkeään neuvotteluun kannattaa kuitenkin valmistautua huolellisesti ja mitä tärkeämpi neuvottelu, sen enemmän valmistautumiseen kannattaa kuluttaa aikaa. Laatu ratkaisee tässäkin asiassa enemmän kuin määrä: strukturoitu puoli tuntia on arvokkaampi kuin tuntien epämääräinen miettiminen.

Miten selvitän toisen osapuolen intressit etukäteen, jos en tunne häntä?

Aloita julkisesta tiedosta: hänen roolinsa, organisaation tilanne ja toimialan haasteet. Hyödynnä LinkedIn, uutiset ja yhteiset verkostot. Tee sen jälkeen hypoteeseja siitä, mitä hänen asemassaan oleva ihminen yleensä tarvitsee neuvottelulta. Hypoteesi on parempi kuin ei mitään, ja voit testata sen tilanteessa kysymyksillä.

Mitä vaihtoehdot tarkoittavat käytännössä?

Taktisessa neuvottelussa ne jäsennetään pää-, vara- ja hätäsuunnitelmaan. Ne määrittävät todellisen neuvotteluvoimasi, sillä etukäteen mietityt vaihtoehdot helpottavat neuvottelua ja antavat vapauden pitää kiinni ehdoista ja tavoitteista.

Pitääkö kaikki neuvottelut valmistella samalla tavalla?

Rakenne on sama, mutta syvyys vaihtelee. Rutiiniluonteiseen kokoukseen riittää nopea tarkistuslista, kun taas vaativampiin neuvotteluihin kannattaa valmistautua syvemmällä analyysillä ja oman neuvottelutiimin sparrauksella.