Neuvotteluvinkit: käytännön keinot, joilla neuvottelet paremmin

Taktinen neuvottelu® -menetelmä on syntynyt ympäristössä ja tilanteissa, joissa neuvottelun epäonnistumisella on todelliset seuraukset. Samat lainalaisuudet pätevät myös yritysneuvottelussa, vaikka panos on toinen. Ihminen käyttäytyy paineen alla samalla tavalla riippumatta siitä, onko pöydällä kauppasopimus vai jotain suurempaa.

Tässä artikkelissa käymme läpi konkreettisia keinoja, joita voit soveltaa heti jo seuraavassa neuvottelussasi: äänenkäyttöä, taukoja, hiljaisuutta, valmistautumista ja kysymistä.

Miksi useimmat neuvotteluvinkit jäävät käyttämättä

Neuvottelutaidon paradoksi on siinä, että tiedämme yleensä teorian hyvin, mutta paineistetussa tilanteessa toimimme usein vastoin sitä. Juuri siksi yksittäiset vinkit eivät yksin riitä hyvän lopputuloksen saavuttamiseen. Tarvitaan harjoitusta ja ymmärrystä siitä, mikä ohjaa käyttäytymistämme paineen alla.

Ennen kuin voit rakentaa luottamuksen toiseen osapuoleen, hyödyntää valitsemaasi strategiaa tai yrittää vaikuttaa neuvottelukumppanin päätöksentekoon, sinun on vaikutettava itseesi sisäisen puheen ja keho-mieli -järjestelmän hallinnan avulla. Vasta siinä vaiheessa kun olet saanut rakennettua itsellesi sisäisen kontrollin, pystyt toteuttamaan kaikkea oppimaasi teoriaa käytännössä. Itsesäätely paineen alla on taito, jota ilman mikään muu vinkki ei oikein kanna.

Vinkki 1: Valmistaudu neljän elementin kautta

Neuvottelu ei ala siitä, kun istutaan neuvottelupöytään tai avataan online -yhteys, se alkaa valmistautumisesta. Neuvotteluun valmistautuminen tarkoittaa Taktisessa neuvottelussa neljän elementin läpikäyntiä: ihmiset, intressit, vaihtoehdot ja strategia.

• ›Ihmiset: keitä pöydässä on, mitä tiedät heistä ennestään ja mitä tietoa saat kerättyä, mikä on kunkin rooli ja päätösvalta, ja millainen vuorovaikutus- tai neuvottelutyyli heillä on?
• ›Intressit: mitä toinen todellisuudessa tavoittelee ja millä keinoin toinen osapuoli aikoo tavoitteensa saavuttaa?
• ›Vaihtoehdot: mitä teet, jos sopimusta ei synny, mikä on varasuunnitelma?
• ›Strategia: millä strategialla lähdet liikkeelle, tavoitteletko win-win ratkaisua, käytätkö valtaa, kehitätkö yhteistyötä vai etenetkö ratkaisukeskeisesti?

Kun nämä ovat mietittynä etukäteen, et toimi umpimähkään paineessa vaan toteutat ennakolta määriteltyä suunnitelmaa.

Vinkki 2: Anna hiljaisuuden tehdä työ

Hiljaisuus on yksi tehokkaimmista välineistä, ja silti sitä käytetään vähiten. Kun esität kysymyksen tai neuvottelukumppani tekee tarjouksen, sinun ei tarvitse reagoida heti. Tauko luo tilaa, ja usein toinen täyttää sen puhumalla lisää: lisää perusteluita, lisää tietoa, joskus lisää myönnytyksiä.

Kun kuulet tarjouksen, hengitä kerran rauhallisesti ennen kuin vastaat. Pieni tauko siirtää paineen sinulta toiselle.

Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kun olet esittänyt kantasi tai kuullut tarjouksen, hengitä rauhallisesti ja odota muutama sekunti, ennen kuin avaat suusi. Harjoittele tätä ensin turvallisissa tilanteissa, ennen kuin viet tämän tärkeään neuvotteluun.

Vinkki 3: Kuuntele niin että toinen huomaa sen

Kuuntelu ei ole passiivista. Se on aktiivinen valinta, jonka neuvottelukumppani näkee ja tuntee. Kun toinen kokee tulleensa aidosti kuulluksi ja ymmärretyksi, hän rentoutuu ja avautuu, ja mikä tärkeintä, hän siirtyy vähitellen mukavuusalueelle, jossa myönteiset päätökset yleensä syntyvät. Kyse on inhimillisestä perustarpeesta, jonka avulla pystyt syventämään vuorovaikusta hetkessä.

Kuuntelemisen taito on kokonaan oma aiheensa, mutta tässä kolme asiaa, jotka voit tehdä heti:

• ›Ole aidosti kiinnostunut siitä, miten neuvottelukumppani näkee tilanteen. Sinun ei tarvitse olla samaa mieltä, mutta voit aina kuitenkin kunnioittaa toisen näkemyksiä.
• ›Älä mieti omaa vastaustasi silloin, kun toinen vielä puhuu. Jos rakennat päässäsi seuraavaa lausettasi, et kuuntele.
• ›Osoita että olet läsnä ja kuuntelet. Kehon asento viestii kiinnostusta enemmän kuin sanat. Sanaton viestintä on osa neuvottelua, halusit tai et.

Vinkki 4: Kysymykset avaavat sen, minkä väitteet sulkevat

Väite herättää usein vastustuksen. Kysymys herättää ajattelun. Kun kerrot neuvottelukumppanille, miksi sinä olet oikeassa, hän alkaa etsiä syitä olla eri mieltä. Kun sen sijaan esität oikean kysymyksen, hän perustelee tilannettaan sinulle ja löytää usein itse ratkaisun.

Älä kerro toiselle, miksi olet oikeassa. Kysy, miten hän näkee tilanteen. Saat enemmän tietoa ja vähemmän vastustusta.

Avoimet kysymykset ovat tässä arvokkaimpia. Ne alkavat sanoilla miten, miksi tai mitä ja saavat toisen ajattelemaan ääneen. "Miten teidän puolellanne tähän suhtaudutaan?" paljastaa enemmän kuin suora kyllä-tai-ei-kysymys. Muista silti, että vaikuttamiseen kannattaa siirtyä vasta, kun tunnetila on laskettu ja luottamus rakennettu. Jos toinen on vielä varautunut, kysymykset saattavat tuntua kuulustelulta.

Vinkki 5: Tunne ankkuroinnin voima ja käytä sitä hallitusti

Ensimmäisenä sanottu luku vetää koko neuvottelun puoleensa. Tämä pätee hintoihin, aikatauluihin ja resursseihin. Ankkurointi on taito, jossa voi tehdä kalliita virheitä tietämättään, ja juuri siksi se kannattaa opetella hallitusti. Liian aikaisin heitetty luku voi lukita keskustelun ennen kuin olet ehtinyt selvittää, mitä toinen oikeasti tarvitsee.

Kun tilanne kääntyy sinun eduksesi

Vahvaakin asemaa kannattaa käyttää harkiten missä tahansa vuorovaikutustilanteessa. Jos neuvottelu kääntyy selvästi sinun puolellesi, jätä toiselle silti kunniallinen tie ulos. Se, joka saa säilyttää kasvonsa, pysyy kumppanina myös seuraavassa neuvottelussa. Tämä on yksi menetelmän kantavista ajatuksista: asiat riitelevät, eivät ihmiset. Voit olla eri mieltä asiasta ja silti kohdella ihmistä niin, että yhteys säilyy.

Mitä nämä vinkit eivät korvaa

Tämä lista antaa sinulle suunnan, mutta neuvottelutaito ei synny lukemalla. Se syntyy toistosta, palautteesta ja siitä, että joku näkee miten toimit paineessa ja osaa auttaa korjaamaan. Taktinen neuvottelu® -valmennuksessa nämä vinkit muuttuvat harjoiteltaviksi taidoiksi. Käymme läpi aitoja tilanteita, puramme mikä toimii ja miksi, ja rakennamme jokaiselle oman tavan toimia paineen alla. Jos haluat kokonaiskuvan ensin, kattava opas neuvottelutaitoihin kokoaa palaset yhteen.

Usein kysytyt kysymykset

Mitkä ovat tärkeimmät neuvotteluvinkit aloittelijalle?

Aloita kolmesta. Valmistaudu etukäteen niin että tiedät tavoitteesi ja rajasi. Harjoittele hiljaisuuden sietämistä. Kuuntele oikeasti ennen kuin vastaat. Nämä tekevät jo merkittävän eron, eikä mikään niistä vaadi vuosien harjoittelua.

Miten hiljaisuutta käytetään neuvottelussa?

Kun olet esittänyt kantasi tai saanut tarjouksen, älä reagoi heti. Hengitä kerran rauhallisesti ja pidä tauko. Toinen osapuoli kokee usein tarpeen täyttää hiljaisuuden ja puhuu enemmän kuin oli tarkoitus. Näin saat lisää tietoa ja usein myös liikkumavaraa.

Onko kuuntelu oikeasti neuvottelutaito?

Kyllä, ja se on harjoiteltava taito, ei luonteenpiirre. Aktiivinen kuuntelu tarkoittaa, että olet täysin läsnä, osoitat sen kehollasi ja sanoillasi, etkä mieti vastaustasi silloin kun toinen vielä puhuu. Kuulluksi tullut neuvottelukumppani on selvästi yhteistyökykyisempi.

Toimivatko nämä vinkit myös hintaneuvottelussa?

Kyllä. Hiljaisuus, kysymykset ja kuuntelu toimivat kaikissa neuvottelutilanteissa, myös hinnasta puhuttaessa. Hintaneuvottelulla on kuitenkin omat erityispiirteensä, kuten ankkurointi ja se, miten alennuskierre vältetään ilman että neuvottelu kariutuu.